Angebotserstellung automatisieren in der Fertigung: So geht es

Ein Fertigungsbetrieb bekommt 15 Anfragen pro Woche. Jede braucht 90 Minuten: Zeichnungen lesen, Material prüfen, Lieferzeit klären, Kalkulation aufsetzen, Angebot schreiben.

Das sind 22 Stunden pro Woche. Nur für Angebote.

Und das ist der Normalfall, keine Ausnahme.

Warum die Angebotserstellung so viel Zeit kostet

Das Problem liegt nicht an mangelndem Einsatz. Es liegt an der Struktur des Prozesses.

Jede Anfrage kommt anders. Per E-Mail, per Portal, per PDF. Manche mit vollständigen Zeichnungen, manche mit einer Skizze im Anhang. Manche mit klaren Mengenangaben, manche mit "so um die 500 Stück, je nach Preis".

Wer ein Angebot stellt, muss zuerst verstehen, was überhaupt gefragt wird. Das dauert. Dann folgt die eigentliche Kalkulation. Dann das Ausformulieren. Dann die Freigabe.

Jeder Schritt ist manuell. Jeder Schritt braucht eine erfahrene Person.

Was KI hier leisten kann und was nicht

KI kann keine Angebote eigenständig kalkulieren. Dafür fehlt ihr das Wissen über Maschinenauslastung, Rüstzeiten, aktuelle Materialpreise und Lieferantenkonditionen.

Was KI kann: die Vorarbeit übernehmen.

Konkret bedeutet das:

• Anfragen strukturieren. Aus einer E-Mail oder einem PDF die relevanten Parameter extrahieren: Material, Menge, Toleranzen, Liefertermin. Aufbereitet als ausgefüllte Vorlage, nicht als Rohdokument.
• Zeichnungen vorprüfen. Technische Zeichnungen auf vollständigkeit prüfen: Sind alle Maße vorhanden? Fehlen Toleranzangaben? Welche Norm gilt?
• Vergleichsangebote suchen. Ähnliche Anfragen aus der Vergangenheit finden und die damaligen Konditionen als Ausgangspunkt vorschlagen.
• Angebot formulieren. Sobald die Kalkulation steht, aus den Zahlen ein sauber formuliertes Angebotsdokument erstellen.

Der Kalkulationskern bleibt beim Menschen. Die Rahmenbeschaffung übernimmt der Workflow.

Ein konkretes Beispiel

Ein technischer Lohnfertiger bearbeitet RFQs aus dem Automotive-Bereich. Eingang per E-Mail, meistens mit CAD-Zeichnung und Stückliste.

Früher: Sachbearbeiter öffnet E-Mail, liest Zeichnung, überträgt Daten manuell in die Kalkulations-Tabelle, schreibt Angebot in Word.

Mit KI-Workflow: E-Mail kommt rein, Workflow extrahiert Teilebezeichnung, Menge, Material und Zeichnungsnummer. Prüft ob die Zeichnung vollständig ist. Legt einen Kalkulationsdatensatz an. Sucht ähnliche Aufträge aus den letzten zwei Jahren. Sachbearbeiter öffnet einen vorbereiteten Datensatz, prüft, ergänzt den Preis, klickt auf "Angebot senden".

Statt 90 Minuten: 18 Minuten.

Die Qualität ist höher, weil keine Parameter vergessen werden. Die Durchlaufzeit ist kürzer. Und der Sachbearbeiter kann dreimal so viele Anfragen bearbeiten.

Was ein solcher Workflow voraussetzt

Drei Dinge müssen vorhanden sein, damit das funktioniert.

Erstens: ein beschriebener Prozess. Was genau passiert heute bei einer Anfrage? In welcher Reihenfolge? Wer macht was? Ohne diese Beschreibung kann kein Workflow gebaut werden.

Zweitens: Zugang zu Verlaufsdaten. Ähnliche Anfragen aus der Vergangenheit als Datenbasis. Das müssen keine perfekt strukturierten Daten sein. Alte Angebots-PDFs reichen als Ausgangspunkt.

Drittens: eine klare Schnittstelle. Wo soll der Workflow eingreifen? E-Mail-Eingang, ERP-System, geteiltes Laufwerk? Das muss vor dem Bau definiert sein.

Fehlt eines der drei, wird es kompliziert. Nicht unmöglich, aber kompliziert.

Häufige Fehler beim Automatisieren

Den Prozess nicht vorher beschreiben. Viele Betriebe wollen direkt mit der Technologie starten. Das führt zu Workflows, die nicht passen, weil niemand genau wusste, was der Workflow eigentlich abbilden soll.

Zu viel auf einmal. Wer die gesamte Angebotsbearbeitung in einem Schritt automatisieren will, scheitert an der Komplexität. Besser: einen Teilschritt rausnehmen, der heute besonders lange dauert, und den zuerst automatisieren.

Den Sachbearbeiter nicht einbeziehen. Wer täglich Angebote schreibt, weiß genau, wo die Zeit verloren geht. Dieser Mensch muss am Anfang dabei sein, nicht am Ende.

KI-Output nicht prüfen lassen. Automatisierte Angebote müssen vor dem Versand geprüft werden. Nicht jedes Mal stundenlang, aber eine kurze Prüfung ist Pflicht. Der Workflow spart Zeit, übernimmt aber keine Verantwortung.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Ein Workflow für die Angebotsbearbeitung lässt sich in vier Wochen produktiv aufsetzen, wenn der Prozess klar ist und Daten vorhanden sind.

Woche eins: Prozessaufnahme und Definition der Schnittstellen. Woche zwei und drei: Aufbau und Test. Woche vier: Übergabe und Betrieb.

Am Ende läuft der Workflow. Kein offenes Projekt, kein Piloten-Status.

Was das kostet

Das ist die Frage, die am häufigsten kommt. Die Antwort hängt davon ab, wie komplex der Prozess ist und welche Systeme angebunden werden müssen.

Was sich sagen lässt: Ein Workflow, der 15 Stunden pro Woche einspart, amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb von sechs Monaten. Manchmal früher.

Den konkreten Aufwand klären wir im Workshop. Dafür reicht ein 90-Minuten-Gespräch.

Interne Links für den nächsten Schritt

Wer verstehen will, welche Prozesse im eigenen Betrieb für KI geeignet sind, beginnt mit dem [kostenfreien KI Workshop](/ki-workshop). Wer bereits weiß, dass Angebotserstellung ein Thema ist, und direkt in die Umsetzung will, findet die Details zum [KI Sprint](/ki-sprint).

Für Betriebe, die auch EU AI Act Compliance auf dem Plan haben: der [KI Compliance Check](/ki-compliance-check) deckt beide Themen ab.

Wer die KI-Beratung fördern lassen will: die [BAFA Förderung für KI-Beratung](/blog/bafa-foerderung-ki-beratung-2026) übernimmt bis zu 50% der Beratungskosten.

Häufige Fragen

Geht das auch ohne ERP-Anbindung? Ja. Viele Workflows starten mit E-Mail-Eingang und einem geteilten Laufwerk. ERP-Anbindung ist sinnvoll, aber keine Voraussetzung für den ersten Schritt.

Wir haben sehr individuelle Teile. Geht das trotzdem? Gerade bei individuellen Teilen hilft KI besonders bei der Strukturierung der Anfrage. Die Kalkulation bleibt beim Fachmann. Der Workflow reduziert den Aufwand davor und danach.

Was passiert mit unseren alten Angebotsdaten? Alte Angebots-PDFs werden als Referenzdaten genutzt. Keine manuelle Datenmigration nötig.

Können Mitarbeiter den Workflow bedienen ohne technisches Wissen? Ja. Der Workflow läuft im Hintergrund. Die Mitarbeiter sehen nur den vorbereiteten Datensatz, den sie prüfen und freigeben.

Was wenn sich unser Prozess ändert? Workflows lassen sich anpassen. Kleinere Änderungen dauern Stunden, keine Wochen.